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「キッズビュー」で脱・手作業が実現!導入前は常態化していた残業がほぼゼロに。

学校法人 博多学園 幼稚園グループ様

ご利用中のサービス

  • 総合保育業務支援システム
    「キッズビュー」
  • 保護者向け携帯メール配信サービス
    「ケータイ連絡くん」
  • 博多中央幼稚園
    園長・有吉 利香さま

  • 博多幼稚園
    教務主任・沓脱 香織さま

  • 当社営業コンサル
    貴野 茂利夫

事務作業の効率化をめざしてICT化を検討

当社営業コンサル 貴野茂利夫(以下、貴野) 今日も子どもたちの元気な声が園庭や教室に響いていますね。まずは博多学園幼稚園グループ様の特色をご紹介いただけますか。

博多中央幼稚園 園長 有吉利香先生(以下、有吉園長) 博多学園幼稚園グループは、昭和41年に開園した博多幼稚園をはじめ、福岡県の東部エリアで7園を運営している私立幼稚園です。在籍園児数は2,500名ほど。モンテッソーリ教育を導入している園、運動遊びに力を入れている園、体験カリキュラムを充実させた園など、7園それぞれに独自の教育方針を持たせているのが特長で、遊びの中から子どもたちの個性をより豊かに育む教育・保育に取り組んでいます。

広い園庭を持つ博多幼稚園様。音楽や体育、英語などを取り入れた体験重視のカリキュラムが特徴。

貴野 博多学園幼稚園グループ様は2015年から「キッズビュー」をご利用いただいています。導入のきっかけや、それまでの課題についてお聞かせください。

有吉園長 きっかけは、園の事務作業の効率化を図りたいと考えたことでした。幼稚園教諭の仕事は、園児と教育・保育がメインですが、他にもやらなければならない事務作業がたくさんあります。たとえば、指導要録や出席簿、保護者の方へのお知らせの作成、誕生会・運動会・発表会などの行事に向けた制作物の作成・・・そうした事務作業は園児を見送った後、夕方から始めることが多いので、就業時間内になかなか終えることができず、残業が常態化していました。

博多幼稚園 教務主任 沓脱香織先生(以下、沓脱先生) 今思えば、当時は疲労が蓄積していましたね。不思議なもので、朝子どもたちに会うとたちまち元気になってしまうのですが。でも「幼稚園教諭の仕事とはそういうものだ」と考えているところがありました。

貴野 私は「キッズビュー」の担当になったとき、幼稚園や保育園、こども園の現場で、先生方が事務作業に非常に多くの時間を割いている実態を知って驚きました。実際、どの園に伺っても、とにかく先生方は常に忙しそうなんです。でもよく見ると、ほとんどの方がパソコンを使っていらっしゃらないんですよ。

新任の職員にはベテランの職員が「キッズビュー」の使い方をレクチャーしている。

沓脱先生 当園も、かつては個人用パソコンがなく、もっぱら紙ベースで事務作業をこなしていました。一番多くの時間を費していたのが指導要録の作成です。園児一人ひとりの育ちを5領域の視点(健康・人間関係・環境・言語・表現)で記録していくもので、名前や住所などの個人データから所見まで、すべてが手書きでした。

有吉園長 月末に行う出席簿の集計作業も大変でした。クラス担任と園長がダブルチェック体制で園児ごとに保育日数を計算するのですが、欠席日数や出席停止日数の利用などを確認しながら電卓を打って、記入していくんです。でも、手計算・手書きだから時間がかかるし、ミスが出てしまうこともあって。

沓脱先生 一部の職員は独自にエクセルを活用するなどして工夫していましたが、全体で見ると、圧倒的に手作業派の方が多かったですね。ベテランほど、その傾向が強かったように思います。職員によって作業時間や精度にバラツキが出てしまうことを課題に感じながらも、日々、目の前の業務をこなすことで精一杯でした。

有吉園長 そうした中、幼稚園や保育園の現場で少しずつICT化が進んでいることを知り、当園でも業務の効率化をめざして取り組んでいこうという気運が高まったんです。早速、7園合同のプロジェクトチームが立ち上がり、専用のシステムをいくつか検討した結果、日本ソフト開発さんの「キッズビュー」がいいのではないかということになりました。

導入の決め手はデモ版の使用感と営業コンサルの対応力

貴野 お問い合わせをいただいて、まずはプロジェクトチームの皆さんにデモ版をお試しいただきましたね。

沓脱先生 一番の心配はやはり「私たちに使いこなせるかどうか」だったので、すぐにデモ版をご用意いただいたことはとてもありがたかったですね。実際に試してみたら、思いのほか直感的に操作ができて「これなら使えそう!」と自信が持てました。導入までに何度か貴野さんが対面で、使い方はもちろん、「キッズビュー」でできることとできないこと、他サービスとの違いなどを丁寧に説明してくださったこともプラス材料になりました。そして2015年春に、7園で一斉にICT化へのチャレンジが始まったというわけです。

貴野 「キッズビュー」の導入に合わせて1人1台のパソコン環境を整備されたと伺って、幼稚園グループ様の「本気度」を感じました。

有吉園長 取り組むからには全力でやろうと。パソコンが得意ではない職員もいましたが、みんなで一緒に試行錯誤しながら使い方を覚えていきました。

沓脱先生 使い始めたばかりの頃は、わからないことがあるとすぐに日本ソフト開発さんに電話をかけて、その都度解決するようにしました。些細なことでも、サポートスタッフの方が同じ画面を見ながら丁寧に説明してくださったので、とても心強かったです。

貴野 「キッズビュー」の機能の中で、特に気に入っていただいているものがあれば教えてください。

有吉園長 やはり、導入前は職員にとって大きな負担になっていた、指導要録の作成と出席簿の集計が簡単にできる機能ですね。どちらも業務時間の大幅な短縮を叶えてくれました。出席簿は日々の出欠状況を入力しておけば、月末にボタンをワンクリックするだけで自動計算してくれるので、早い上に正確。手計算・手書きしていた頃が懐かしいです(笑)。指導要録については、所見欄に入力する文章のひな型があらかじめ用意されているのもいいところだと思います。評価基準が園全体で統一できますし、若手の先生も表現に悩むことなくスムーズに作成を進められますから。

パソコンが1人1台配置された職員室。「キッズビュー」を導入してから電話対応に追われることがなくなったという

保護者へのお知らせは、一斉配信サービスの「ケータイ連絡くん」が大活躍。

沓脱先生 「キッズビュー」とセットで申し込んだ「ケータイ連絡くん(※保護者向け携帯メール配信サービス。)」も重宝しています。スマートフォンからも配信できるのが便利。たとえば、交通渋滞で園バスの到着時間が遅れてしまいそうな時の状況連絡や、運動会などの天気に左右される園行事の変更連絡も、場所を選ばずスピーディーにできます。開封確認機能もついているので、配信メールをご覧になっていない保護者様には個別に再送したり、お電話を差し上げたりしてフォローするようにしています。

貴野 改めて「キッズビュー」の導入効果をお聞かせください。

有吉園長 事務作業の効率化が実現したことで時間に余裕が生まれ、本来の仕事である子どもたちの教育・保育や保護者様とのコミュニケーションに集中できるようになりました。ちなみに今はほぼ、全員残業ゼロの状態です。園児の情報や各園の取り組みを、法人としてタイムリーに共有できるようになったことも効果は大きく、園同士の連携強化や教育・保育のレベルアップにつながっていると考えています。「キッズビュー」を導入して本当によかったです。

貴野 最後に「キッズビュー」および日本ソフト開発にご期待いただいていることについてお聞かせください。

沓脱先生 「キッズビュー」は、進化し続けるシステムであることも魅力だと思っています。貴野さんにお越しいただくと、私たちはいつも「こういうことができたらいいな」「この機能がこんな風になったら、もっと便利になりそう」などとリクエストをするのですが、システムの無償バージョンアップの際に反映されていることが多くて驚かされます。聞けば、当園だけではなく、全国の幼稚園や保育園、こども園の皆さんのリクエストが反映されているとのこと。こうした現場視点の対応は今後もぜひ続けていただいて、「キッズビュー」がもっともっと使いやすくなることを願っています。

貴野 うれしいお言葉です。これからも、ご意見やご相談をお気軽にお寄せください。幼稚園グループ様のパートナーとして、より良いサポートができるよう尽力してまいります。本日はありがとうございました。

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